在学校期间，或者是你在中国的家里都有学习上遇到的困难和Deadline等等需要请教老师的需要。外国教授和导师一般都通过邮件一次性把正经的事情阐述和解释清楚，而不是用微信或者Facebook大家轻轻松松一人一句的聊天喔。今天总结了英国著名的国际礼仪专家和咨询师 - William Hanson专门就“如何写好一封邮件”提出几点注意事项，包括格式和礼貌问候语让准备出国求学的同学们提前习惯和老师的沟通方式。
1. 称呼
可能你在学校餐厅或者课室走廊见过几次同一个教授并且热情的打了招呼，但千万也不要在发邮件的时候就能以Hey开头呀! 你想象一下你还在高中读书，冲进了教务主任的办公室“嘿，老铁”，或许场面也无法想象。
“The safest way to start is with‘Dear Professor So and So’ (using their last name). That way you won’t be getting into the issue of whether the prof has a Ph.D. or not, and you won’t seem sexist when you address your female-professor as‘Ms.’or, worse yet, ‘Mrs. This and That.’ ”
最安全的办法就是以“Dear Professor xx”（xx为他们的姓氏，放在后面的那个名字）。这样的话你就不用考虑你的教授是否有考取博士学位，再当你称呼Ms或者Mrs适合也不会显得像性别歧视吧。
2. 正确的邮箱地址
每个大学几乎都有自己的邮箱系统，并且每一位老师和学生都有账户，所有老师的学校邮箱地址都会在大学官网的通讯录甚至在邮箱列表会自动弹出来。可是要注意，不一定所有老师都使用学校的邮箱系统，不少教授还是偏向于自己原本就有的工作账号，一定要确保你发送到的是教授会每日查看的邮箱地址喔。
“Professors might not be using the cruddy university e-mail system. So send it to the address they actually use, not the one on the university directory. (Check the syllabus or assignment sheet for clues.)”
可以在课程介绍里的导师介绍那一栏查看老师的邮箱地址，或者在老师布置作业，发通告的时候来确认老师的正确邮箱，保存备注好。
3. 学生最好用学校邮箱
“Professors might not open mail sent from luckydogpig@thepound.com. They prefer to open mail sent from more reputable addresses, like you@theCruddyUniversityE-mailSystem.edu.”
教授可能不会想要打开一封来自“幸运的狗狗猪@thepound.com”的邮箱，他们会更愿意打开邮箱地址看起来比较正式的邮箱，就像 “you@theCruddyUniversityE-mailSystem.edu”，所以建议同学们都使用学校邮箱。
4. 主题栏简明扼要
主题也不是让同学们给邮件起标题，只需要几个单词概括你想谈论的事情比如q签证问题“Visa Issue”，成绩单 “Transcript”，作业提交 “Assignment Submit”等等就完美了。
“Subject lines are for subjects. Put a brief explanation of the nature of the e-mail (like “question about paper”) in the subject line. Never include demands such as “urgent request—immediate response needed.” That’s the surest way to get your request trashed.”
千万不要添加紧急需要“urgent request”或者立马回复“immediate response needed”等等字眼，否则会把你的请求直接送到垃圾桶里。
5. 邮件内容
有时候因为习惯中文的表达方式，可能在外国教授看来太冗长，不够简明有条理。在发邮件之前最好把自己的事情和请求按主次列好清单一件一件分段说清楚，否则教授看了两页也不知道该如何帮助甚至被绕得有点晕的时候，岂不是自己问题没办法解决还让教授觉得这位同学咋啰啰嗦嗦没有逻辑？
“Clear and concise is best. Your prof might get 25 or 30 E-mails a day, so, it’s best if you ask your questions in as focused and succinct a way as possible. (Hint: it’s often good to number your questions). And, if your question is very elaborate or multifaceted, it’s best to go to an in-person office hour. You’ll get better service that way.”
你的教授可能每天都需要看25至30封邮件，提示：把你的问题按顺序123列分出来永远不会出错。如果你需要解决非常要紧和复杂，需要商讨的事情，建议最好预约个工作时间亲自到教授办公室面对面交流喔。
6. 大小写
可能有些同学想要强调某些问题的重要性，想要用大写字母就像加粗字体一样让教授关注到，注意，这可是非常不礼貌的书面习惯！
“THIS IS NOT A SHOUTING MATCH. Don’t write in all uppercase letters, which is an E-mail convention for anger or other strong emotions. No one likes yelling.”
只有在大喊大叫或者表示愤怒等强烈的情绪时，才会使用大写字母呢，所以和教授探讨问题一定要心平气和呀。
7.结尾及签名
邮件通常以祝福结尾，当然你也可以再次表达你的感谢。
例如:
Thank you again for everything you’ve done.
Thank you for all your assistance.
Thank you a lot in advance.
Looking forward to working with you.
最后，希望所有同学都能收到满载好消息的跨洋邮件!
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